議長とメンバーの任務と役割

• はっきりと、そして簡潔に話す
• メンバーの気持ちに寄り添う
• 公平で客観的である
• 時間通りに始まり、時間通りに終わる
• 親しみやすい
• 彼らの活発な議題を発表する
• アクティブな委員会メンバーのリスト
• ボランタリー＆コミュニティセクターへの理解がある
• 機転を利かせる
• 組織の主要なネットワークに関する知識を持っている
• 委ねられる

• 良い戦略家である
• 強いネットワーカーである
• チームビルディングが得意である
• 全面的な後継者育成を検討する
• 自分自身と委員会のスキルアップのための計画を立てる
• 経営委員会に参加した経験がある
• メンバーの視点に興味を持つ
• 組織の活動について十分な知識を持っている
• 確信を尊重する能力を持つ
• 決定が行われ、記録されていることを確認する

• 進捗状況を示す、あるいは不足していることを示す
• 論点がずれてしまった議論に再び焦点を当てる
• 1つのポイントを締めくくり、次のポイントにつなげる

• 重要なポイントを強調すること
• 誤解を解くこと

良いチェアパーソンとは

優れた議長は次のことを行いません

• すべてのメンバーに価値を感じてもらう
• 決定票を控えめに使用して、合意に向けて努力する他の人の話を聞く
• 委員会への新顔の参加を促す
• 将来の計画
• 新しいメンバーを歓迎する
• 他人に責任を取らせる
• 冷静に
• 撤退のタイミングを見極める

• ミーティングで一番話す人になる
• すべての決定を下す
• 1人か2人で会議を独占する
• 議論の場から人を切り離す
• ミーティングを非生産的なものにしてしまう
• 人を馬鹿にしたり、役に立たないと思わせる
• 人々に議論への貢献を強制する
• 怒る
• 長時間の滞在

• 会議の前に必要な準備をする
• 時間通りにログイン
• オープンマインドであること
• 他の人の意見に耳を傾ける
• 参加する
• 議事進行を支配しないようにする
• 矛盾した状況を避ける
• 他人の気を散らすような副次的な会話は避ける
• 理解を深めるために質問をする
• 合意された行動をメモする

• 会議終了後、合意された行動を実行し、必要に応じて他の人に説明する
• 委員会の活動分野に精通している、または興味があるという理由で任命されるべきである
• 委員長が誰であるかを知るべきだ
• 委員会の具体的な責任について知る
• 現実的で達成可能な目標のみを設定する
• 委員長をはじめとする委員会のメンバーを表彰する
• 積極的に参加する

• 委員会に出席する前に会議のアジェンダをよく検討し、不明な点があれば説明を求める。補足資料を確認する。
• 会議中に議題にチェックを入れる。適切な時期にのみ新規事業を立ち上げる。
• どのように、何をして委員会に貢献するかを事前に決めておく。
• 返事は短く、要点だけを伝える。情報を求めるのであって、演説をするのではない。
• 誰にでも聞こえるような声で話す。委員全員の注意を引くまで待ってから発言する。委員長は、あなたに発言権を与えるべきである。
• 聞かれていないと思ったら、発言を繰り返す。
• 長い議論の発言を要約する。終了する前に、誰かがあなたの目的を忘れている可能性がある。
• コメントや建設的な批判、意見の相違をためらわない。
• 自分のテーマを知り、自分と同じように考えているメンバーにサポートを求める。

• スピーカーに同意できない場合は、適切なタイミングで発言する。
• コメントがある場合は、目的のないグループディスカッションに参加するのではなく、フロアを尋ねる。あなたの発言が真の貢献であり、本当に違いをもたらすものであれば、混乱した会話の中に紛れ込まないようにする。
• 反対意見の人には、自分の信念を直接的な言葉でまとめてもらう。
• 急いで動議を可決するのは、通常、その動議にふさわしい検討がなされないからである。後で後悔することになるかもしれない動議を可決するよりも、詳細な議論ができる次の会議まで保留にしたほうが良い。