Nhiệm vụ và Vai trò của Chủ tịch và Thành viên

• trình bày một cách rõ ràng và ngắn gọn;
• nhạy cảm với cảm xúc của các thành viên;
• công bằng và khách quan;
• bắt đầu và kết thúc đúng giờ;
• dễ gần;
• công bố rành mạch chương trình nghị sự
• nắm rõ danh sách các thành viên ủy ban đang hoạt động
• có hiểu biết về lĩnh vực tình nguyện và các hoạt động cộng đồng;
• khéo léo;
• có kiến thức về các mạng lưới quan trọng của tổ chức;
• có khả năng ủy quyền;

• là một chiến lược gia giỏi;
• là một người có mối quan hệ rộng rãi;
• là người xây dựng đội nhóm giỏi;
• xem xét kế hoạch kế nhiệm một cách bao quát;
• lập kế hoạch phát triển kĩ năng cho họ và ủy ban;
• có kinh nghiệm tham gia ban quản lý;
• thể hiện sự quan tâm đến quan điểm cá nhân của thành viên;
• có kiến thức vững chắc về công việc tổ chức;
• có khả năng tôn trọng ý kiến; và
• đảm bảo các quyết định được ghi lại và thực hiện.

• Chỉ ra được những điểm mạnh và yếu.
• Tập trung lại vào cuộc thảo luận khi đang đi lệch vấn đề.
• Chốt vấn đề và dẫn dắt sang luận điểm tiếp theo.

• Nêu bật các điểm quan trọng.
• Làm rõ các vấn đề chưa rõ.

Một Chủ tịch giỏi sẽ:

Một Chủ tịch giỏi sẽ không:

• Làm cho tất cả các thành viên cảm thấy được coi trọng
• Phấn đấu đạt được sự đồng thuận, sử dụng phiếu bầu của mình một cách có hiệu quả. Lắng nghe người khác
• Khuyến khích những gương mặt mới vào ủy ban
• Lên kế hoạch cho tương lai
• Cho thành viên mới cảm thấy được chào đón
• Cho phép các thành viên chịu trách nhiệm
• Giữ bình tĩnh
• Biết khi nào nên từ chức

• Là người nói nhiều nhất trong các cuộc họp
• Đưa ra mọi quyết định
• Chỉ cho phép một hoặc hai người được phép điều khiển các cuộc họp
• Cắt ngang ý kiến của mọi người
• Làm các cuộc họp trở nên không hiệu quả
• Làm cho mọi người cảm thấy họ ngu ngốc và vô dụng
• Buộc mọi người đóng góp vào cuộc thảo luận
• Mất bình tĩnh
• Duy trì thời gian cuộc họp quá lâu

• Chuẩn bị đầy đủ trước cuộc họp.
• Tham gia đúng giờ.
• Cởi mở.
• Lắng nghe ý kiến của người khác.
• Tham gia.
• Tránh chi phối quá trình thảo luận.
• Tránh các tình huống xung đột.
• Trách những chuyện bên lề gây mất tập trung.
• Đặt câu hỏi để làm rõ vấn đề.
• Ghi lại các hoạt động đã được đồng ý sau khi thảo luận.

• Sau cuộc họp, hãy thực hiện mọi hành động đã được thống nhất và tóm tắt lại cho người khác nếu cần thiết.
• Nên được bổ nhiệm vì họ hiểu biết hoặc quan tâm đến lĩnh vực hoạt động của ủy ban.
• Nên biết chủ tịch ủy ban là ai.
• Nên biết trách nhiệm cụ thể của ủy ban là gì.
• Chỉ đưa ra các mục tiêu thực tế có thể thực hiện được.
• Nên công nhận chủ tịch và các thành viên khác của ủy ban.
• Nên tham gia và đóng góp.

• Nghiên cứu kỹ chương trình trước khi đến cuộc họp ủy ban và yêu cầu làm rõ nếu có điểm nào chưa xác định. Xem lại tài liệu hỗ trợ.
• Bám sát các công việc trong cuộc họp. Chỉ đưa ra kế hoạch kinh doanh mới vào thời điểm thích hợp.
• Xác định trước cách thức và nội dung họ sẽ đóng góp cho cuộc họp ủy ban.
• Đưa ra câu trả lời ngắn gọn và đi thẳng vào vấn đề. Chắc lọc thông tin, không đưa ra bài phát biểu dài dòng.
• Nói bằng giọng mà mọi người đều có thể nghe thấy. Đợi cho đến khi có được sự chú ý của tất cả các thành viên trong ủy ban trước khi phát biểu. Chủ tịch Ủy ban phải đảm bảo cho bạn có được cơ hội.
• Lặp lại nhận xét nếu bạn cho rằng họ không được nghe thấy.
• Tổng hợp lại các nhận xét của một cuộc thảo luận dài. Có thể có người đã quên mục tiêu của bạn trước khi bạn kết thúc.
• Đừng ngần ngại bình luận, phê bình mang tính xây dựng hoặc không đồng ý.
• Biết chủ đề của bạn và yêu cầu hỗ trợ từ các thành viên có cùng quan điểm với bạn.

• Đưa ra nhận xét của bạn vào thời điểm thích hợp, nếu bạn không đồng ý.
• Hãy yêu cầu được phát biểu nếu bạn có ý kiến khác thay vì tham gia vào một cuộc thảo luận nhóm không mục đích. Nếu những gì bạn nói nhằm mục đích đóng góp và tạo ra sự khác biệt thì đừng biến nó thành một cuộc thảo luận rối rắm.
• Yêu cầu những người bất đồng chính kiến tóm tắt lại các phản biện của họ. Điều này giúp mọi người xem xét kĩ lưỡng ý tưởng có thể mang tính xây dựng cao khi hiểu rõ vấn đề.
• Không vội vàng thông qua các kiến nghị ngay sau cuộc họp vì chúng thường không nhận được sự cân nhắc chính xác mà nó đáng có. Tốt hơn là nên để chúng cho đến cuộc họp tiếp theo để được thảo luận chi tiết, hơn là thông qua một kiến nghị mà sau này bạn có thể hối hận.